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Datenschutzerklärung

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist für die B.B.S.M. mbH ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (EU-Datenschutzgrundverordnung, Telemediengesetz). In diesen Datenschutzinformationen informieren wir Sie über die wichtigsten Aspekte der Datenverarbeitung im Rahmen unserer Website.

Eine Nutzung der Internetseiten der B.B.S.M. mbH ist grundsätzlich ohne jede Angabe personenbezogener Daten möglich. Sofern eine betroffene Person besondere Dienste unseres Unternehmens über unsere Internetseite in Anspruch nehmen möchte, könnte jedoch eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich werden. Ist die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich und besteht für eine solche Verarbeitung keine gesetzliche Grundlage, holen wir generell eine Einwilligung der betroffenen Person ein.

Die B.B.S.M. mbH hat als für die Verarbeitung Verantwortlicher zahlreiche technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt, um einen möglichst lückenlosen Schutz der über diese Internetseite verarbeiteten personenbezogenen Daten sicherzustellen. Dennoch können Internetbasierte Datenübertragungen grundsätzlich Sicherheitslücken aufweisen, sodass ein absoluter Schutz nicht gewährleistet werden kann. Aus diesem Grund steht es jeder betroffenen Person frei, personenbezogene Daten auch auf alternativen Wegen, beispielsweise telefonisch, an uns zu übermitteln.

1. Persönliche Daten

Persönliche Daten, die der B.B.S.M. mbH elektronisch übermittelt werden, z.B. Namen, Postanschrift, E-Mail-Adresse oder andere persönlichen Angaben, werden von uns nur zum jeweils angegebenen Zweck verwendet, sicher verwahrt und nicht an Dritte weitergegeben. Die B.B.S.M. mbH wird Nutzern unserer Website nur dann Informationen zuschicken, sofern sie sich für entsprechende Dienste angemeldet haben.

2. Name und Anschrift des für die Verarbeitung Verantwortlichen

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung, sonstiger in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union geltenden Datenschutzgesetze und anderer Bestimmungen mit datenschutzrechtlichem Charakter ist die:

B.B.S.M. Brandenburgische Beratungsgesellschaft für Stadterneuerung und Modernisierung mbH
Behlertstr. 3a Haus G
14467 Potsdam
Deutschland

Tel.: 0331-28997-0

E-Mail: mail@bbsm-brandenburg.de
Website: www.bbsm-brandenburg.de

Registergericht: Amtsgericht Potsdam HRB 1084

3. Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten

Der Datenschutzbeauftragte des für die Verarbeitung Verantwortlichen ist:

Roland Fröhlich
B.B.S.M. Brandenburgische Beratungsgesellschaft für Stadterneuerung und Modernisierung mbH
Behlertstr. 3a Haus G
14467 Potsdam
Deutschland

Tel.: 0331 28 997-83

E-Mail: roland.froehlich@bbsm-brandenburg.de
Website: www.bbsm-brandenburg.de

Jede betroffene Person kann sich jederzeit bei allen Fragen und Anregungen zum Datenschutz direkt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

4. Erfassung von allgemeinen Daten und Informationen

Die Website der B.B.S.M. mbH erfasst mit jedem Aufruf der Internetseite durch einen Nutzer oder ein automatisiertes System eine Reihe von allgemeinen Daten und Informationen. Diese allgemeinen Daten und Informationen werden in den Log-Dateien (Logfiles) des Servers gespeichert. Erfasst werden können die verwendeten Browsertypen und Versionen, das vom zugreifenden System verwendete Betriebssystem, die Internetseite, von welcher ein zugreifendes System auf unsere Internetseite gelangt (sogenannte Referrer), die Unterwebseiten, welche über ein zugreifendes System auf unserer Internetseite angesteuert werden, das Datum und die Uhrzeit eines Zugriffs auf die Internetseite, eine Internet-Protokoll-Adresse (IP-Adresse), der Internet-Service-Provider des zugreifenden Systems und sonstige ähnliche Daten und Informationen, die der Gefahrenabwehr im Falle von Angriffen auf unsere informationstechnologischen Systeme dienen.

Bei der Nutzung dieser allgemeinen Daten und Informationen zieht die B.B.S.M. mbH keine Rückschlüsse auf einzelne Nutzer. Diese Informationen werden vielmehr benötigt, um die Inhalte unserer Internetseite korrekt auszuliefern, die Inhalte unserer Internetseite zu optimieren, die dauerhafte Funktionsfähigkeit unserer Internetseite zu gewährleisten sowie um Strafverfolgungsbehörden im Falle eines Cyberangriffes die zur Strafverfolgung notwendigen Informationen bereitzustellen. Diese Daten und Informationen werden durch die B.B.S.M. mbH daher einerseits statistisch und ferner mit dem Ziel ausgewertet, den Datenschutz und die Datensicherheit in unserem Unternehmen zu erhöhen, um letztlich ein optimales Schutzniveau für die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten sicherzustellen. Die anonymen Daten der Server-Logfiles werden getrennt von allen durch eine betroffene Person angegebenen personenbezogenen Daten gespeichert.

Die Server-Logfiles werden durch den von uns genutzten Webhosting-Anbieter automatisch erzeugt, verarbeitet, anonymisiert und gelöscht. Siehe „Inhalte und Dienste von Drittanbietern“

5. Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden

Das Kriterium für die Dauer der Speicherung von personenbezogenen Daten ist die jeweilige gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Nach Ablauf der Frist werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht, sofern sie nicht mehr zur Vertragserfüllung oder Vertragsanbahnung erforderlich sind.

6. Routinemäßige Löschung und Sperrung von personenbezogenen Daten

Die B.B.S.M. mbH verarbeitet und speichert personenbezogene Daten der betroffenen Person nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des Speicherungszwecks erforderlich ist oder sofern dies durch den Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber oder einen anderen Gesetzgeber in Gesetzen oder Vorschriften, welchen der für die Verarbeitung Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde.

Entfällt der Speicherungszweck oder läuft eine vom Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber oder einem anderen zuständigen Gesetzgeber vorgeschriebene Speicherfrist ab, werden die personenbezogenen Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gesperrt oder gelöscht.

7. Rechte der betroffenen Person (Nutzer)

Allen Nutzern stehen gemäß DS-GVO grundsätzlich die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung (Recht auf Vergessen werden), Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerruf und Widerspruch zu. Möchte der Nutzer Gebrauch von einem oder mehreren dieser Rechte machen, kann er sich hierzu jederzeit an die B.B.S.M. mbH oder direkt an ihren Datenschutzbeauftragten wenden.

8. Datenschutz bei Bewerbungen und im Bewerbungsverfahren

Die B.B.S.M. mbH erhebt und verarbeitet die personenbezogenen Daten von Bewerbern zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens. Die Verarbeitung kann auch auf elektronischem Wege erfolgen. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn eine sich bewerbende Person entsprechende Bewerbungsunterlagen auf dem elektronischen Wege, beispielsweise per E-Mail oder über ein auf der Internetseite befindliches Webformular, an die B.B.S.M. mbH übermittelt. Schließt der für die Verarbeitung Verantwortliche einen Anstellungsvertrag mit einem Bewerber, werden die übermittelten Daten zum Zwecke der Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften gespeichert. Wird kein Anstellungsvertrag mit der sich bewerbenden Person geschlossen, so werden die Bewerbungsunterlagen zwei Monate nach Bekanntgabe der Absageentscheidung automatisch gelöscht, sofern einer Löschung keine sonstigen berechtigten Interessen der B.B.S.M. mbH, wie beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG), entgegenstehen oder die sich bewerbende Person ihre ausdrückliche Einwilligung der Speicherung der Daten zu einer möglichen späteren Kontaktaufnahme gegeben hat.

9. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis der gesetzlichen Bestimmungen und folgender Rechtsgrundlagen:

  • Einwilligung
  • Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen
  • rechtliche Verpflichtungen
  • Zur Wahrung eines berechtigten Interesses. Die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten der Betroffenen überwiegen das erstgenannte Interesse nicht.

Unser Anliegen im Sinne der DSGVO (berechtigtes Interesse) ist die Verbesserung unseres Angebotes und unseres Webauftritts. Da uns die Privatsphäre unserer Nutzer wichtig ist, werden die Nutzerdaten pseudonymisiert.

Basiert die Verarbeitung personenbezogener Daten auf Artikel 6 I lit. f DS-GVO ist unser berechtigtes Interesse die Durchführung unserer Geschäftstätigkeit zugunsten des Wohlergehens all unserer Mitarbeiter, unserer Anteilseigner und Auftraggeber.

10. Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung

Als verantwortungsbewusstes Unternehmen verzichten wir auf eine automatische Entscheidungsfindung oder ein Profiling.

11. Cookies

Durch unser Content Management System (CMS) wird beim Aufrufen unserer Internetseiten automatisch ein für die korrekte Auslieferung aller Inhalte technisch notwendiger Session Cookie erzeugt. Dieser dient allein der Datenübertragung zwischen Nutzer und Webserver während der aktuellen Sitzung (Session). Er verbleibt nur solange beim Nutzer, wie das zugehörige Browserfenster geöffnet ist. Beim Schließen des Browsers wird der Session Cookie automatisch gelöscht. Es erfolgt keinerlei Speicherung, statistische Auswertung oder Verknüpfung von personenbezogenen Daten mit dem jeweiligen Session Cookie.

Unsere Website verwendet darüber hinaus keine längerfristige Datenspeicherung im Browser des Nutzers (sog. Cookies).

12. Sichere Datenübertragung

Alle persönlichen Daten, die Sie uns beim Surfvorgang im Allgemeinen sowie im Besonderen bei der Übermittlung von Formulardaten, werden verschlüsselt übertragen und sind damit vor Missbrauch geschützt. Wir bauen insbesondere bei jedem Datenaustausch eine sog. SSL-Verbindung auf. SSL (Secure-Socket- Layer) ist ein Verfahren, bei dem Ihre Daten so verschlüsselt werden, dass sie bei der Übertragung im Internet nicht von Unbefugten gelesen werden können.

Die SSL-Verbindung erkennen Sie daran, dass sich die Internet-Adresse von http:// in https:// geändert hat. Außerdem wird die sichere Verbindung in der Regel in der Statuszeile ihres Webbrowsers durch ein geschlossenes Vorhängeschloss angezeigt.

13. Inhalte und Dienste von Drittanbietern

Das Angebot auf unserer Webseite umfasst unter Umständen auch Inhalte, Dienste und Leistungen von anderen Anbietern, die unser Angebot ergänzen. Beispiele für solche Angebote sind Karten von Openstreetmap oder Grafikdarstellungen Dritter. Der Aufruf dieser Leistungen von dritter Seite erfordert regelmäßig die Übermittlung Ihrer IP-Adresse. Damit ist es diesen Anbietern möglich, Ihre Nutzer-IP-Adresse wahrzunehmen und diese auch zu speichern.

Wir bemühen uns sehr, nur solche Drittanbieter einzubeziehen, die IP-Adressen allein zur Auslieferung der Inhalte nutzen. Wir haben dabei jedoch keinen Einfluss darauf, welcher Drittanbieter gegebenenfalls die IP-Adresse speichert. Diese Speicherung kann zum Beispiel statistischen Zwecken dienen. Sollten wir von Speicherungsvorgängen durch Drittanbieter Kenntnis erlangen, weisen wir unsere Nutzer unverzüglich auf diese Tatsache hin.

Beachten Sie bitte in diesem Zusammenhang auch die speziellen Datenschutzerklärungen zu einzelnen Drittanbietern und Dienstleistern, deren Service wir auf unserer Webseite nutzen. Sie finden Sie ebenfalls in dieser Datenschutzerklärung.

Webhosting

Unsere Website wird aktuell durch die Firma IONOS SE (ehemals 1&1 Internet) gehostet. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag, auch bekannt als ADV-Vertrag, wurde mit der Firma IONOS SE im Sinne des Artikels 28 DSGVO geschlossen.

IONOS SE
Datenschutz
Elgendorfer Str. 57
56410 Montabaur
E-Mail an: datenschutz@ionos.de

Datenschutzhinweise der IONOS SE finden Sie unter:
https://www.ionos.de/terms-gtc/datenschutzerklaerung/

Logfiles und deren Inhalte

Die IONOS SE legt Log-Files an. Aufgrund von Datenschutzrichtlinien zu personenbezogenen Daten werden die IP-Adressen der Aufrufer in den Log-Dateien nach 24 Stunden durch einheitliches Überschreiben des letzten Teils der IP-Adresse anonymisiert.
Die anonymisierten Logfiles werden maximal 9 Wochen vorgehalten und dann gelöscht.

Weiterführende Informationen unter:
https://www.ionos.de/hilfe/hosting/log-dateien/hinweise-zu-log-dateien/?utm_source=search&utm_medium=global&utm_term=log&utm_campaign=HELP_CENTER&utm_content=/hilfe/

Content Management System

Wir verwenden für unsere Website das CMS-Software CMS made simple. Durch ständige Updates des Systems und eine sorgfältige Auswahl an Modulen bzw. Plugins (Integrierte Zusatzsoftware) sorgen wir für ein hohes Maß an System- und Datensicherheit. Die eingesetzten Plugins sammeln – mit Ausnahme von: Form Builder – keine personenbezogenen Daten, sondern Sie erleichtern uns lediglich den Umgang als Editoren oder verbessern die Ladezeiten.

Verwendung von Social Plugins (Facebook, Twitter, Google+, etc.)

Auf unserer Website werden keine Dienste oder Plugins Sozialer Netzwerke verwendet.

Bereitstellung von YouTube-Videos

In Verbindung mit Projekten unserer Auftraggeber stellen wir teilweise Videoinhalte zur Verfügung, die in Onlineinhalte eigebettet werden. Wir verwenden für die Einbindung von Videos den Anbieter YouTube LLC , 901 Cherry Avenue, San Bruno, CA 94066, USA, vertreten durch Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA. Normalerweise wird bereits bei Aufruf einer Seite mit eingebetteten Videos Ihre IP-Adresse an YouTube gesendet und Cookies auf Ihrem Rechner installiert. Dort wo unsere YouTube-Videos auf Internetseiten anderer Inhaltsanbieter eingebettet werden, sind diese von uns jedoch mit dem erweiterten Datenschutzmodus eingebunden worden. (in diesem Fall nimmt YouTube immer noch Kontakt zu dem Dienst Double Klick von Google auf, doch werden dabei laut der Datenschutzerklärung von Google personenbezogene Daten nicht ausgewertet). Dadurch werden von YouTube keine Informationen über die Besucher mehr gespeichert, es sei denn, sie sehen sich das Video an. Wenn Sie das Video angeklicken, wird Ihre IP-Adresse an YouTube übermittelt und YouTube erfährt, dass Sie das Video angesehen habaen. Wenn Sie zu diesem Zeitpunkt bei YouTube eingeloggt sind, wird diese Information auch Ihrem Benutzerkonto zugeordnet (dies können Sie verhindern, indem Sie sich vor dem Aufrufen des Videos bei YouTube abmelden).

Von der dann möglichen Erhebung und Verwendung Ihrer Daten durch YouTube haben wir keine Kenntnis und darauf auch keinen Einfluss. Nähere Informationen können Sie der Datenschutzerklärung von YouTube unter www.google.de/intl/de/policies/privacy/ entnehmen.

Wer das Setzen von Cookies für das Google-Werbeprogramm deaktiviert hat, wird auch beim Aufrufen von YouTube-Clips mit keinen solchen Cookies rechnen müssen. YouTube legt aber auch in anderen Cookies nicht-personenbezogene Nutzungsinformationen ab. Möchten Sie dies verhindern, müssen Sie dies im Ihrem Browser blockieren.

Hinweis zu eingebetteten Schriftarten

Auf unserer Internetseite werden durch Google und Font Awesome entwickelte Schriftarten eingebettet. Die Dateien für diese Schriften werden als Kopie von unserer Webseite geladen. Eine Datenübertragung von und zu Systemen Dritter findet dabei nicht statt. Die Zugehörigen Lizenzinformationen sind unserem Impressum zu entnehmen.

Newsletter

Im Rahmen unser Auftragstätigkeit als Bundestransferstelle Wachstum und nachhaltige Erneuerung versenden wir einen regelmäßigen E-Mail-Newsletter an registrierte Nutzende. Hierzu wird vom durch die B.B.S.M. mbH beauftragten Anbieter Rapidmail eine zentrale Datenbank mit der E-Mail-Adresse, dem Namen und ggf. der Zuordnung zu einem Ort oder einer Organisation unterhalten. Diese Daten werden ausschließlich zum Versand von Newslettern und Einladungen an registrierte Nutzende per E-Mail verwendet. Am Ende jedes Newsletters ist ein Link zur Abmeldung von allen Newsletterverteilern enthalten. Durch die Abmeldung werden die E-Mailadresse und alle mit ihr verknüpften Informationen aus der Newsletter-Datenbank gelöscht. Die Löschung kann selbstverständlich auch per E-Mail an die Kontaktadresse der Bundestransferstelle angefordert werden. Ungültige Einträge und nicht mehr benötigte Adressen werden ebenfalls vollständig gelöscht.

Für die Verarbeitung personenbezogender Daten gelten die Datenschutzbedingungen vom Rapidmail. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag, auch bekannt als ADV-Vertrag, wurde mit der Firma Rapidmail im Sinne des Artikels 28 DSGVO geschlossen.

rapidmail GmbH
Augustinerplatz 2
79098 Freiburg i.Br.
E-Mail: info@rapidmail.de

Die Datenschuzerklärung der Firma Rapidmail finden Sie unter:
https://www.rapidmail.de/datenschutz

14. Webex Videokonferenzen

Wir setzen zur Kontaktaufnahme teilweise Videokonferenzen ein. Um diese durchzuführen benötigen wir entsprechende Technologie.
Wir verwenden Cisco WebEx (ehemals WebEx Communications Inc.) als Anbieter von Videokonferenzen, IP-Telefonie, Instant-Messaging, Dateiübertragung und Screen-Sharing.

Wir verarbeiten in diesem Fall folgende personenbezogene Daten: Name, E-Mail-Adresse, IP-Adresse

Das angemessene Datenschutzniveau bei der Cisco WebEx LLC ist durch folgende Maßnahmen garantiert:

Die Cisco WebEx LLC ist unter dem Privacy Shield zertifiziert (Eintrag hier).
Wir haben mit der Cisco WebEx LLC einen Auftragsverarbeitungsvertrag auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln abgeschlossen.
Wir möchten auch darauf hinweisen, dass Cisco WebEx LLC im Rahmen der Bereitstellung eigene Daten erhebt, die wir nicht beeinflussen können.

Detaillierte Informationen finden Sie unter folgendem Link:
https://www.cisco.com/c/de_de/about/legal/privacy-full.html

15. Videokonferenzen und Webinare via Zoom

Wir nutzen das Tool Zoom um Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.

Angesichts der aktuellen SARS-CoV-2-Krisensituation und den damit verbundenen Einschränkungen stehen wir vor der Herausforderung, Besprechungen, Versammlungen und Arbeitskreise fast vollständig digital anbieten zu müssen. Hierfür müssen wir auf Cloudbasierte Online-Settings externer Anbieter zurückgreifen.

Im Gegensatz zu anderen auf dem Markt angebotenen Systemen ist ZOOM insbesondere bei großen Gruppen  und Webinare zuverlässig einsetzbar, in der Bedienung anwenderfreundlich und transparent und bietet eine große Anzahl an datenschutzfreundlichen Einstellungsmöglichkeiten.

Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, ist die B.B.S.M. mbH als Geschäftsstelle des Städteforums Brandenburg.

Nutzung durch Teilnehmende

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen.

Sie können „Zoom“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben.

Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „Zoom“ finden.

Eine Registrierung beim Anbieter Zoom ist nur dann erforderlich, wenn dort (teilweise kostenpflichtige) Dienstleistungen beauftragt werden sollen. Die reine Teilnahme an von anderen angebotenen Videokonferenzen und Webinaren erfordert lediglich die angabe eines frei Wählbaren Namens bzw. Pseudonyms.

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

  • Angaben zu bei Zoom registrierten Nutzenden: Vorname, Nachname, Telefon, E-Mail-Adresse, Passwort, Profilbild,
  • Meeting-Metadaten: Anzeigename/Pseudonym, Thema, Beschreibung, Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen, Zeitpunkt und Dauer des Meetings
  • Bei Aufzeichnungen: MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.
  • Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
  • Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen (Pseudonyme sind möglich).

Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden „Zoom“, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir das rechtzeitig vor Beginn der Aufzeichnung transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der jeweiligen „Zoom“-Anwendung angezeigt.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.

Wenn Sie bei „Zoom“ als nutzende Person registriert sind, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten des Städteforums verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Zoom“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Teilnehmenden und ggf. Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ vorgesehen ist.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

Zoom wird angeboten von der ZOOM Video Communications, Inc., 55 Almaden Boulevard, 6th Floor, San Jose, CA 95113.

Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert. Als ergänzende Schutzmaßnahmen haben wir ferner unsere Zoom-Konfiguration so vorgenommen, dass für die Durchführung von „Online-Meetings“ nur Rechenzentren in der EU, dem EWR bzw. sicheren Drittstaaten wie z.B. Kanada oder Japan genutzt werden. Die oben aufgeführten Meeting-Metadaten werden jedoch weiterhin in Rechenzentren in den USA verarbeitet.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung bei Zoom-Nutzung können Sie im Internetangebot der Zoom Video Communications, Inc. unter https://zoom.us/de-de/privacy.html abrufen.

Wenn Sie die Übermittlung der Meeting-Metadaten einschränken möchten, empfehlen wir Ihnen, sich bei ZOOM-Meetings mit einem Pseudonym anzumelden, das keine Rückschlüsse auf Ihren Namen oder Ihre Person zulässt und über eine VPN-Verbindung teilzunehmen.

16. Datenaustausch mit Nextcloud

Zum Austausch von Daten stellen wir einen von der B.B.S.M. mbH betriebenen und bei unserem Hosting-Anbieter der IONOS SE in Deutschland untergebrachten Nextcloud-Server bereit. Ein Zugang zu dort abgelegten Dateien ist nur mit durch die B.B.S.M. mbH für die jeweilige Nutzung erstellten Zugangsdaten möglich.

Bereitstellung des Dienstes und Erstellung von Logfiles

Für die Bereitstellung und Nutzung der Nextcloud sind folgende Arten von Daten erforderlich bzw. entstehen durch die Nutzung:

  • Benutzerdaten (z.B. Anmeldenamen, Passwort, Rolle, Gruppenzugehörigkeit)
  • Vom Benutzer erzeugte Inhalts- und Kommunikationsdaten (z.B. Dokumente, Audioaufnahmen und Nachrichten)
  • Technische Nutzungsdaten (z.B. erzeugte Dateien, Versionen, Fehlermeldungen)
  • automatische geführte Log-Daten (z.B. Zugriffszeitpunkt)

Verwendung von Cookies

Bei der durch uns betriebenen Nextcloud werden ausschließlich Cookies eingesetzt, um die sichere Nutzung der Website zu vereinfachen bzw. zu ermöglichen. Es werden keine Cookies von Drittanbietern genutzt.

Dateienverwaltung

Auf unserer Webseite können Nutzer:innen Dateien hochladen, bearbeiten und löschen. Dabei werden folgende personenbezogenen Daten übermittelt:

  • Lokaler Benutzername
  • Inhalte der Datei und alle dazugehörigen Attribute
  • Zeitpunkt der letzten Änderung

Kalender, Termine und Aufgaben

Innerhalb unserer Nextcloud können Kalender erstellt, bearbeitet und gelöscht werden. Dadurch ist es möglich, Termine und Aufgaben zu verwalten und mit anderen Nutzenden zu teilen. Bei der Nutzung des Kalenders werden folgende personenbezogenen Daten übermittelt:

  • Lokaler Benutzername
  • Kontaktdaten mit allen dazugehörigen Attributen, darunter fallen unter anderem:
    • Titel
    • Ort
    • Beschreibung
    • Datum und Uhrzeit
    • Status
    • Teilnehmer:innen
  • Aufgaben mit allen dazugehörigen Attributen, darunter fallen:
    • Titel
    • Beschreibung
    • Status
  • Zeitpunkt der letzten Änderung

Speicherung von Nutzungsdaten

Die von uns bereit gestellten Nutzungszugänge mit den zugehörigen personenbezogenen Daten werden nach Abschluss aller mit Ihnen assoziierten Projekte gelöscht. Eine Löschung von personenbezogenen Benutzerkonten innerhalb der von uns betriebenen Nextcloud kann jederzeit über den oben genannten Kontakt (Datenschutzbeauftragter) durch die nutzende Person veranlasst werden.

17. Externe Links

Unser Angebot enthält Links zu externen Webseiten Dritter, auf deren Inhalte wir keinen Einfluss haben. Deshalb können wir für diese fremden Inhalte auch keine Gewähr u. a. in Sachen Datenschutz übernehmen. Insofern wir externe Links auf unserer Webseite platzieren, haben wir diese zum Zeitpunkt der Bereitstellung jedoch nach bestem Wissen und Gewissen geprüft. Für die Inhalte der verlinkten Seiten ist stets der jeweilige Anbieter oder Betreiber der Seiten verantwortlich. Die verlinkten Seiten wurden zum Zeitpunkt der Verlinkung auf mögliche Rechtsverstöße überprüft. Rechtswidrige Inhalte waren zum Zeitpunkt der Verlinkung nicht erkennbar. Eine permanente inhaltliche Kontrolle der verlinkten Seiten ist jedoch ohne konkrete Anhaltspunkte einer Rechtsverletzung nicht zumutbar. Bei Bekanntwerden von Rechtsverletzungen werden wir derartige Links umgehend entfernen.

18. Nutzungsdaten

Durch die Nutzung unserer Webseite und der anderen hier beschriebenen Onlinedienste erklären Sie sich mit der Bearbeitung der über Sie erhobenen Daten in der zuvor beschriebenen Art und Weise und zu dem zuvor benannten Zweck einverstanden.

Weitere Informationen zur Nutzung unserer Webseite finden Sie im Impressum.

Diese Datenschutzerklärung wurde unter anderem mithilfe von Webseiten wie www.datenschutzexperte.de, www.mein-datenschutzbeauftragter.de, dg-datenschutz.de sowie www.e-recht24.de erstellt.